Captación y envío de leads entrantes al CRM
Para un SaaS B2B de tamaño medio, cada solicitud web entra en un flujo validado, enriquecido y listo para ventas conectado con HubSpot.
Nota del caso
Cada formulario crea un lead en Supabase. El workflow valida, investiga, decide riesgo de spam y solo sincroniza HubSpot cuando el registro ya esta listo para ventas.
Caso de uso
Convertir cada solicitud web en un flujo comercial listo para ventas
Los leads entran desde formularios web, páginas de campañas y páginas de referidos o contacto. Cada envío se captura una vez, se revisa mediante reglas claras, se enriquece con contexto público y se dirige a HubSpot y al correo comercial o a una revisión interna. El objetivo no era responder automáticamente a todo, sino que el equipo de ventas recibiera cada lead relevante con contexto, prioridad, una siguiente acción recomendada y una razón clara para confiar en los datos.
Resultado: HubSpot recibe solo leads validados y el equipo de ventas obtiene la prioridad, la necesidad probable y la siguiente acción sin tener que investigar desde cero.
Mapa del flujo
Captación de leads desde el formulario hasta el CRM
La vista conserva la lógica de producción y omite únicamente los eventos internos de la base de datos para facilitar la lectura.
Base de datos principal: Supabase
Todo el workflow usa Supabase como fuente de verdad: guarda cada registro, su estado y los eventos clave para ver que paso, reintentar fallos y depurar sin buscar en cada herramienta.
Iconos de herramientas
El punto de partida
Una compañía SaaS B2B europea de tamaño medio recibía solicitudes de demostración y contacto desde formularios web, páginas de campañas y páginas de referidos. Los leads se capturaban, pero no estaban listos para ventas: alguien revisaba la bandeja de entrada, copiaba campos a HubSpot, investigaba la compañía, estimaba la urgencia, evaluaba si el envío era spam y avisaba al responsable comercial.
El diagnostico se hizo sobre volumen real, herramientas conectadas, puntos de decision y excepciones. La pregunta no era solo que automatizar, sino que prueba demostraria que el proceso habia terminado bien. La prueba operativa importo tanto como la automatizacion.
La implementación
Ductio estableció Supabase como fuente de verdad para cada envío del formulario y construyó un procesador que comprueba los campos obligatorios, asigna la prioridad, recopila evidencias de la compañía y el contacto, investiga el contexto público, prepara un resumen comercial, evalúa el riesgo de spam y envía los leads validados a HubSpot y al equipo de ventas.
La implementacion separo reglas, contexto libre, decisiones humanas y efectos externos. Asi el sistema podia mejorar el trabajo diario sin convertir cada excepcion en una caja negra. IA como apoyo dentro del proceso, no como piloto automático.
Qué se usó
La selección de herramientas se hizo desde el proceso, no desde una preferencia técnica previa. El criterio fue que cada pieza tuviera un owner claro, integración estable y una forma sencilla de revisar errores.
En la práctica se combinó Formulario web, Supabase, Python/FastAPI, OpenRouter, Tavily, HubSpot, Resend. Las herramientas visibles para el equipo quedaron cerca de su trabajo diario, mientras la lógica de integración quedó documentada y separada de decisiones comerciales sensibles.
La mejora se vio en el trabajo diario.
En lugar de presentar el resultado como un dashboard, el equipo lo notó en tres escenas concretas: menos preparación manual, menos búsqueda de contexto y menos dudas sobre quién tenía que actuar.
Preparación: Preparación comercial media por lead cualificado pasó de 30-45 min a <5 min.
Administración: Copia de datos, búsqueda de contexto, asignación y limpieza del CRM pasó de 9 h/sem a 2 h/sem.
Calidad del contexto: Contexto comercial, fuentes y necesidad probable antes del seguimiento pasó de Variable a Resumen consistente.
Prueba antes/después
Qué cambió en la operación
Antes
Después
Artefactos visibles
- Registro de ejecución en lead_events
- Plantilla de nota de HubSpot
- Ejemplo de correo comercial
- Correo de revisión de spam con recuperación mediante NOT SPAM
- Resumen semanal
Controles
- Reglas claras antes del resumen de IA
- Los envíos con riesgo de spam no entran en HubSpot hasta su revisión
- NOT SPAM reanuda la misma ruta hacia el CRM
- Cada paso registra un evento
- Punto de entrada manual para reintentos
Qué cambió después
El equipo de ventas dejó de recopilar el contexto manualmente. Los leads cualificados llegan como registros validados de HubSpot con una nota comercial, la necesidad probable, la siguiente acción y la trazabilidad de las fuentes. Los leads de riesgo quedan fuera del CRM hasta su revisión.
El resultado no fue solo ahorrar minutos. El equipo gano una secuencia comun para revisar entradas, entender contexto, decidir, actuar y comprobar que el workflow habia quedado registrado. 7 h/semana ahorradas
El workflow en una línea
Cómo se construyó
El flujo envía las solicitudes web a Supabase, aplica reglas de validación explícitas, usa Tavily para la investigación pública y OpenRouter para el resumen comercial, crea en HubSpot los registros necesarios de contacto, compañía, oportunidad, tarea y nota, y utiliza Resend para los avisos y el resumen de leads recientes.
El stack fue pragmático: Formulario web, Supabase, Python/FastAPI, OpenRouter, Tavily, HubSpot, Resend. No se eligieron herramientas para impresionar, sino por ownership, integración y mantenimiento. El resultado es un sistema que el equipo puede entender y operar.
Lo que quedó entregado
- Entrada de formularios
- Registro de eventos
- Sincronización con el CRM
- Puntuación
- Revisión de spam
- Resumen para ventas
- La preparación del lead pasó de 30-45 minutos a menos de 5 en los leads cualificados.
- HubSpot quedó más limpio porque los leads de riesgo no crean registros comerciales automáticamente.
- La administración manual bajó de unas 9 h/semana a unas 2 h/semana durante la medición.
