Intake y scheduling de recruiting
Aplicaciones y CVs pasan a resumen, etiquetas y tareas de entrevista.
Nota del caso
La implementación se trató como un sistema operativo pequeño: primero visibilidad, después ownership y solo entonces automatización.
El punto de partida
Los recruiters abrían cada CV manualmente, resumían experiencia y creaban tareas de entrevista a mano.
La señal importante no era que el equipo trabajara mal. Era que el trabajo dependía de memoria, copiar datos, revisar sistemas en paralelo y decidir prioridades sin una fuente de verdad compartida. El primer valor fue convertir trabajo invisible en un workflow visible.
La implementación
Ductio conectó aplicaciones a un tracker, extrajo highlights de CV, aplicó etiquetas y creó tareas de scheduling para candidatos cualificados.
El scope se mantuvo deliberadamente pequeño. Las reglas cubren lo repetible, la IA se usa para resumir o clasificar cuando el texto libre aporta contexto, y las decisiones sensibles quedan en revisión humana. IA como apoyo dentro del proceso, no como piloto automático.
Qué se usó
La selección de herramientas se hizo desde el proceso, no desde una preferencia técnica previa. El criterio fue que cada pieza tuviera un owner claro, integración estable y una forma sencilla de revisar errores.
En la práctica se combinó Application form, Drive, Extracción IA, Airtable/ATS, Calendar, Email. Las herramientas visibles para el equipo quedaron cerca de su trabajo diario, mientras la lógica de integración quedó documentada y separada de decisiones comerciales sensibles.
La mejora se vio en el trabajo diario.
En lugar de presentar el resultado como un dashboard, el equipo lo notó en tres escenas concretas: menos preparación manual, menos búsqueda de contexto y menos dudas sobre quién tenía que actuar.
Admin: Intake manual de candidatos pasó de Alto a Reducido.
Resumen: Aplicaciones con resumen pasó de Manual a Auto.
Scheduling: Candidatos en cola pasó de Lento a Consistente.
Qué cambió después
Los recruiters revisan primero un resumen estructurado y abren los archivos raw solo donde importa. El workflow no decide contrataciones automáticamente.
El cambio más valioso fue la calma operativa. El equipo dejó de perseguir datos sueltos y empezó a trabajar desde una secuencia común: entrada, contexto, decisión, acción y evidencia. 60% menos admin
El workflow en una línea
Cómo se construyó
Aplicaciones y adjuntos se almacenan, se parsean, se resumen, se etiquetan y se escriben en el tracker. Los candidatos cualificados disparan una tarea de scheduling.
El stack fue pragmático: Application form, Drive, Extracción IA, Airtable/ATS, Calendar, Email. No se eligieron herramientas para impresionar, sino por ownership, integración y mantenimiento. El resultado es un sistema que el equipo puede entender y operar.
Lo que quedó entregado
- Candidate intake
- Resumen CV
- Labels screening
- Tarea scheduling
- Los recruiters revisan un resumen estructurado antes de abrir cada archivo.
- El scheduling de entrevistas se hizo más consistente.
- El estado semanal de hiring queda disponible sin limpiar hojas.
