Asistente de propuestas para servicios
Notas de discovery convertidas en notas CRM, preguntas abiertas y outline de propuesta.
Nota del caso
La implementación se trató como un sistema operativo pequeño: primero visibilidad, después ownership y solo entonces automatización.
El punto de partida
Crear propuestas dependía de notas dispersas, memoria y una persona senior. El cuello de botella no era enviar una propuesta sin revisar; era convertir el discovery en un primer draft ordenado.
La señal importante no era que el equipo trabajara mal. Era que el trabajo dependía de memoria, copiar datos, revisar sistemas en paralelo y decidir prioridades sin una fuente de verdad compartida. El primer valor fue convertir trabajo invisible en un workflow visible.
La implementación
Ductio creó un workflow meeting-to-proposal. Transcripts y notas se transforman en brief, señales de alcance, supuestos, preguntas abiertas y outline de propuesta.
El scope se mantuvo deliberadamente pequeño. Las reglas cubren lo repetible, la IA se usa para resumir o clasificar cuando el texto libre aporta contexto, y las decisiones sensibles quedan en revisión humana. IA como apoyo dentro del proceso, no como piloto automático.
Qué se usó
La selección de herramientas se hizo desde el proceso, no desde una preferencia técnica previa. El criterio fue que cada pieza tuviera un owner claro, integración estable y una forma sencilla de revisar errores.
En la práctica se combinó Transcript, CRM, Google Docs, Extracción IA, Approval task, Make. Las herramientas visibles para el equipo quedaron cerca de su trabajo diario, mientras la lógica de integración quedó documentada y separada de decisiones comerciales sensibles.
La mejora se vio en el trabajo diario.
En lugar de presentar el resultado como un dashboard, el equipo lo notó en tres escenas concretas: menos preparación manual, menos búsqueda de contexto y menos dudas sobre quién tenía que actuar.
Prep: De discovery a draft pasó de 150 min a 45 min.
Notas faltantes: Gaps de contexto CRM pasó de Frecuente a Raro.
Revisión: Readiness de propuesta pasó de Manual a Estructurada.
Qué cambió después
El criterio comercial queda en el equipo, pero desaparece el paso lento de empezar desde cero.
El cambio más valioso fue la calma operativa. El equipo dejó de perseguir datos sueltos y empezó a trabajar desde una secuencia común: entrada, contexto, decisión, acción y evidencia. 70% más rápido
El workflow en una línea
Cómo se construyó
El sistema procesa el transcript, extrae entidades operativas, escribe un brief normalizado, actualiza las notas del CRM y crea una tarea de propuesta con checklist.
El stack fue pragmático: Transcript, CRM, Google Docs, Extracción IA, Approval task, Make. No se eligieron herramientas para impresionar, sino por ownership, integración y mantenimiento. El resultado es un sistema que el equipo puede entender y operar.
Lo que quedó entregado
- Resumen llamada
- Nota CRM
- Outline propuesta
- Checklist aprobación
- La preparación de propuesta bajó de 2-3 horas a 35-50 minutos.
- Alcance, supuestos y preguntas abiertas quedaron separados.
- Las notas CRM y el draft nacen del mismo artefacto.
