Traspaso de facturación a finanzas
Deals cerrados se validan antes de crear tarea de factura o excepción.
Nota del caso
La implementación se trató como un sistema operativo pequeño: primero visibilidad, después ownership y solo entonces automatización.
El punto de partida
Ventas cerraba deals, pero finanzas tenía que perseguir PO, VAT, contacto de billing o entidad legal antes de poder facturar.
La señal importante no era que el equipo trabajara mal. Era que el trabajo dependía de memoria, copiar datos, revisar sistemas en paralelo y decidir prioridades sin una fuente de verdad compartida. El primer valor fue convertir trabajo invisible en un workflow visible.
La implementación
Ductio creó un readiness check que valida campos obligatorios, crea tarea de finanzas si está listo y enruta deals incompletos a una cola.
El scope se mantuvo deliberadamente pequeño. Las reglas cubren lo repetible, la IA se usa para resumir o clasificar cuando el texto libre aporta contexto, y las decisiones sensibles quedan en revisión humana. IA como apoyo dentro del proceso, no como piloto automático.
Qué se usó
La selección de herramientas se hizo desde el proceso, no desde una preferencia técnica previa. El criterio fue que cada pieza tuviera un owner claro, integración estable y una forma sencilla de revisar errores.
En la práctica se combinó CRM, Accounting, Google Sheets, n8n, Slack, Email. Las herramientas visibles para el equipo quedaron cerca de su trabajo diario, mientras la lógica de integración quedó documentada y separada de decisiones comerciales sensibles.
La mejora se vio en el trabajo diario.
En lugar de presentar el resultado como un dashboard, el equipo lo notó en tres escenas concretas: menos preparación manual, menos búsqueda de contexto y menos dudas sobre quién tenía que actuar.
Admin finanzas: Chase y validación manual pasó de 6 h/sem a 1.5 h/sem.
Readiness: Deals con datos completos pasó de Mixto a Visible.
Excepciones: Deals bloqueados con owner pasó de Inbox a Cola.
Qué cambió después
Finanzas recibe traspasos más limpios y ventas ve exactamente qué detalles bloquean la facturación.
El cambio más valioso fue la calma operativa. El equipo dejó de perseguir datos sueltos y empezó a trabajar desde una secuencia común: entrada, contexto, decisión, acción y evidencia. 4-5h/semana ahorradas
El workflow en una línea
Cómo se construyó
El workflow valida closed-won contra reglas de billing, separa ready/not-ready, crea tareas, actualiza el estado de pago y produce un digest semanal.
El stack fue pragmático: CRM, Accounting, Google Sheets, n8n, Slack, Email. No se eligieron herramientas para impresionar, sino por ownership, integración y mantenimiento. El resultado es un sistema que el equipo puede entender y operar.
Lo que quedó entregado
- Validación billing
- Tarea finanzas
- Cola excepciones
- Estado pago
- Finanzas ve VAT, PO, entidad legal o contacto faltante antes de facturar.
- Bajaron mensajes de ida y vuelta entre ventas y finanzas.
- El estado de pago quedó visible en el workflow.
