Extracción documental para operaciones
PDFs y adjuntos pasan a registros estructurados con revisión por confianza.
Nota del caso
La implementación se trató como un sistema operativo pequeño: primero visibilidad, después ownership y solo entonces automatización.
El punto de partida
Documentos operativos llegaban como PDFs y adjuntos. El equipo copiaba cliente, ubicación, fecha, tipo de servicio y notas a mano.
La señal importante no era que el equipo trabajara mal. Era que el trabajo dependía de memoria, copiar datos, revisar sistemas en paralelo y decidir prioridades sin una fuente de verdad compartida. El primer valor fue convertir trabajo invisible en un workflow visible.
La implementación
Ductio creó un intake documental que extrae campos, marca confianza, envía los items dudosos a revisión y actualiza el tracker.
El scope se mantuvo deliberadamente pequeño. Las reglas cubren lo repetible, la IA se usa para resumir o clasificar cuando el texto libre aporta contexto, y las decisiones sensibles quedan en revisión humana. IA como apoyo dentro del proceso, no como piloto automático.
Qué se usó
La selección de herramientas se hizo desde el proceso, no desde una preferencia técnica previa. El criterio fue que cada pieza tuviera un owner claro, integración estable y una forma sencilla de revisar errores.
En la práctica se combinó Inbox, Drive/SharePoint, OCR, Extracción IA, Supabase, Dashboard. Las herramientas visibles para el equipo quedaron cerca de su trabajo diario, mientras la lógica de integración quedó documentada y separada de decisiones comerciales sensibles.
La mejora se vio en el trabajo diario.
En lugar de presentar el resultado como un dashboard, el equipo lo notó en tres escenas concretas: menos preparación manual, menos búsqueda de contexto y menos dudas sobre quién tenía que actuar.
Copy-paste: Transferencia manual de campos pasó de Alto a Bajo.
Revisión: Items que revisa una persona pasó de Todos a Excepciones.
Calidad: Registros estructurados pasó de Irregular a Limpia.
Qué cambió después
El equipo mantiene control en campos inciertos mientras elimina gran parte de la entrada repetitiva.
El cambio más valioso fue la calma operativa. El equipo dejó de perseguir datos sueltos y empezó a trabajar desde una secuencia común: entrada, contexto, decisión, acción y evidencia. 75% menos copiar-pegar
El workflow en una línea
Cómo se construyó
Los adjuntos se almacenan, pasan por OCR/extracción, se normalizan y se enrutan por umbral de confianza antes de escribirse en el tracker.
El stack fue pragmático: Inbox, Drive/SharePoint, OCR, Extracción IA, Supabase, Dashboard. No se eligieron herramientas para impresionar, sino por ownership, integración y mantenimiento. El resultado es un sistema que el equipo puede entender y operar.
Lo que quedó entregado
- Inbox intake
- Extracción PDF
- Confidence
- Revisión
- Update tracker
- La entrada manual bajó de forma clara en documentos repetidos.
- Campos de baja confianza quedaron visibles para revisión.
- Operaciones ganó una vista semanal más limpia.
