Traspaso de ventas a delivery para agencia
Una venta cerrada se convierte en un lanzamiento controlado: preparación comercial, accesos, espacio de trabajo y responsabilidad convergen antes del kickoff.
Nota del caso
La implementación se trató como un sistema operativo pequeño: primero visibilidad, después ownership y solo entonces automatización.
Caso de uso
Traspaso de ventas a delivery para agencia
Una venta cerrada se convierte en un lanzamiento controlado: preparación comercial, accesos, espacio de trabajo y responsabilidad convergen antes del kickoff. Una agencia digital en crecimiento ganaba trabajo más rápido de lo que podía estandarizar el traspaso. El contexto comercial vivía en el CRM, la preparación contractual en documentos, los accesos en el chat y la configuración dependía de hábitos individuales. El kickoff repetía el descubrimiento porque no existía un estado de lanzamiento fiable.
Resultado: El equipo de entrega recibe un paquete de lanzamiento, no una conversación reenviada desde ventas. Cada línea de preparación tiene responsable, los bloqueos permanecen visibles y el espacio, las primeras tareas, la agenda y las responsabilidades solo se crean cuando el proyecto está realmente listo.
Mapa del flujo
Workflow de venta cerrada a kickoff listo
El workflow convierte contexto comercial en tareas, carpetas y checks de acceso antes del kickoff.
Base de datos principal: Supabase
Todo el workflow usa Supabase como fuente de verdad: guarda cada registro, su estado y los eventos clave para ver que paso, reintentar fallos y depurar sin buscar en cada herramienta.
Iconos de herramientas
Racional del sistema
Un traspaso no es un evento; es un sistema de preparación
El traspaso funciona cuando la preparación comercial, legal, de accesos y de entrega está conectada. Este caso convierte el trabajo aceptado en un estado listo para comenzar y después crea el espacio y las primeras tareas.
La preparación va primero
Un cliente no debería generar ruido en la entrega hasta que contrato, pago, responsable y accesos estén visibles.
Los accesos necesitan reglas
El flujo solicita accesos con propósito, responsable y normas de credenciales; nunca secretos por chat.
El espacio debe ser repetible
Carpetas, paquete de lanzamiento, cuestionario y tareas salen de la misma fuente para empezar con orden.
Add-ons que encajan encima
El punto de partida
Una agencia digital en crecimiento ganaba trabajo más rápido de lo que podía estandarizar el traspaso. El contexto comercial vivía en el CRM, la preparación contractual en documentos, los accesos en el chat y la configuración dependía de hábitos individuales. El kickoff repetía el descubrimiento porque no existía un estado de lanzamiento fiable.
El diagnostico se hizo sobre volumen real, herramientas conectadas, puntos de decision y excepciones. La pregunta no era solo que automatizar, sino que prueba demostraria que el proceso habia terminado bien. La prueba operativa importo tanto como la automatizacion.
La implementación
Ductio separó el traspaso en dos etapas: preparación y creación del espacio de trabajo. La propuesta aceptada activa controles legales, comerciales y de acceso; se redactan solicitudes seguras; los requisitos determinan si el cliente está listo y, al superar el control, se preparan las carpetas, la agenda, el cuestionario y las tareas en ClickUp.
La implementacion separo reglas, contexto libre, decisiones humanas y efectos externos. Asi el sistema podia mejorar el trabajo diario sin convertir cada excepcion en una caja negra. IA como apoyo dentro del proceso, no como piloto automático.
Qué se usó
La selección de herramientas se hizo desde el proceso, no desde una preferencia técnica previa. El criterio fue que cada pieza tuviera un owner claro, integración estable y una forma sencilla de revisar errores.
En la práctica se combinó Supabase, Python/FastAPI, OpenRouter, Google Workspace adapter, ClickUp, Resend-ready email. Las herramientas visibles para el equipo quedaron cerca de su trabajo diario, mientras la lógica de integración quedó documentada y separada de decisiones comerciales sensibles.
La mejora se vio en el trabajo diario.
En lugar de presentar el resultado como un dashboard, el equipo lo notó en tres escenas concretas: menos preparación manual, menos búsqueda de contexto y menos dudas sobre quién tenía que actuar.
Prep traspaso: Tiempo antes del kickoff pasó de 120 min a 15 min.
Accesos: Bloqueos sin resolver pasó de Sin track a En cola.
Brief: Contexto listo para delivery pasó de Variable a Estándar.
Prueba antes/después
Qué cambió en la operación
Antes
Después
Artefactos visibles
- Checklist comercial
- Inventario accesos
- Draft de access request seguro
- Agenda kickoff
- Cuestionario discovery
- Estructura folders
- Primeras tareas
- Criterios lanzamiento
Controles
- No se guardan secretos
- Accesos con minimo privilegio
- Checklist bloquea kickoff si faltan requeridos
- Reglas de credenciales incluidas en email cliente
- Revision humana antes de mensaje externo
Qué cambió después
El equipo de entrega recibe un paquete de lanzamiento, no una conversación reenviada desde ventas. Cada línea de preparación tiene responsable, los bloqueos permanecen visibles y el espacio, las primeras tareas, la agenda y las responsabilidades solo se crean cuando el proyecto está realmente listo.
El resultado no fue solo ahorrar minutos. El equipo gano una secuencia comun para revisar entradas, entender contexto, decidir, actuar y comprobar que el workflow habia quedado registrado. Traspaso en 15 min
El workflow en una línea
Cómo se construyó
El flujo usa client_readiness, access_inventory, onboarding_workspaces, onboarding_tasks y eventos en Supabase. OpenRouter redacta paquetes de acceso y lanzamiento; Google Workspace crea las carpetas cuando está configurado y ClickUp recibe las primeras tareas.
El stack fue pragmático: Supabase, Python/FastAPI, OpenRouter, Google Workspace adapter, ClickUp, Resend-ready email. No se eligieron herramientas para impresionar, sino por ownership, integración y mantenimiento. El resultado es un sistema que el equipo puede entender y operar.
Lo que quedó entregado
- Trigger propuesta aceptada
- Checklist legal/comercial
- Inventario accesos
- Reglas credenciales
- Plan folder
- Kickoff pack
- Cuestionario discovery
- ClickUp sync
- Criterios lanzamiento
- La preparación del traspaso pasó de 2 horas a unos 15 minutos.
- Kickoffs empiezan con contexto de ventas, scope, accesos y primeras tareas visibles.
- Accesos pendientes quedan como excepciones con owner y fecha de revision.
- Las reglas de credenciales hacen el access collection mas seguro y profesional.
- Delivery recibe siempre el mismo kickoff pack, no interpretaciones distintas de notas de ventas.
- Solo clientes ready pasan a workspace creation.
- Cada bloqueo de lanzamiento conserva responsable y próxima fecha de revisión.
