Traspaso de ventas a delivery para agencia
Deals cerrados crean proyecto, brief de kickoff y checklist de accesos.
Nota del caso
La implementación se trató como un sistema operativo pequeño: primero visibilidad, después ownership y solo entonces automatización.
El punto de partida
Después de cerrar, delivery esperaba contexto, links y accesos. El kickoff repetía información que ventas ya había recogido.
La señal importante no era que el equipo trabajara mal. Era que el trabajo dependía de memoria, copiar datos, revisar sistemas en paralelo y decidir prioridades sin una fuente de verdad compartida. El primer valor fue convertir trabajo invisible en un workflow visible.
La implementación
Ductio conectó el closed-won del CRM con un workflow que crea espacio de proyecto, brief de kickoff, tareas de acceso y aviso al owner de delivery.
El scope se mantuvo deliberadamente pequeño. Las reglas cubren lo repetible, la IA se usa para resumir o clasificar cuando el texto libre aporta contexto, y las decisiones sensibles quedan en revisión humana. IA como apoyo dentro del proceso, no como piloto automático.
Qué se usó
La selección de herramientas se hizo desde el proceso, no desde una preferencia técnica previa. El criterio fue que cada pieza tuviera un owner claro, integración estable y una forma sencilla de revisar errores.
En la práctica se combinó CRM, Asana/ClickUp, Google Drive, Slack, Make, Resumen IA. Las herramientas visibles para el equipo quedaron cerca de su trabajo diario, mientras la lógica de integración quedó documentada y separada de decisiones comerciales sensibles.
La mejora se vio en el trabajo diario.
En lugar de presentar el resultado como un dashboard, el equipo lo notó en tres escenas concretas: menos preparación manual, menos búsqueda de contexto y menos dudas sobre quién tenía que actuar.
Prep traspaso: Tiempo antes del kickoff pasó de 120 min a 15 min.
Accesos: Bloqueos sin resolver pasó de Sin track a En cola.
Brief: Contexto listo para delivery pasó de Variable a Estándar.
Qué cambió después
Delivery recibe un paquete operativo consistente antes del kickoff. Los accesos pendientes son excepciones visibles.
El cambio más valioso fue la calma operativa. El equipo dejó de perseguir datos sueltos y empezó a trabajar desde una secuencia común: entrada, contexto, decisión, acción y evidencia. Traspaso en 15 min
El workflow en una línea
Cómo se construyó
El workflow se dispara por cambio de etapa en el CRM, extrae campos y notas, crea tareas, crea o enlaza la carpeta del cliente y publica un resumen en el canal de delivery.
El stack fue pragmático: CRM, Asana/ClickUp, Google Drive, Slack, Make, Resumen IA. No se eligieron herramientas para impresionar, sino por ownership, integración y mantenimiento. El resultado es un sistema que el equipo puede entender y operar.
Lo que quedó entregado
- Trigger closed-won
- Board proyecto
- Folder cliente
- Brief kickoff
- Tareas acceso
- La preparación del traspaso pasó de 2 horas a unos 15 minutos.
- Kickoffs empezaron con más contexto y menos preguntas repetidas.
- Accesos pendientes quedaron como excepciones visibles.
